«Сэр, вам письмо!» – основные правила деловой переписки на английском

От того, насколько правильно составлено деловое письмо на английском языке зависит  вектор направления дальнейших событий. 

Ведь, если тон обращения к деловому партнеру будет слишком фамильярный и простым, то он сможет счесть это неуважением к своей персоне. И если поляки, итальянцы или испанцы еще могут спустить такую оплошность с рук, то англичане обязательно отреагируют на фамильярность, и реакция эта вряд ли будет позитивной. 

Известны случаи, когда неверно проведенная деловая переписка на английском языке становилось причиной не только срыва серьезных международных контрактов, но и выступала катализатором межкультурных конфликтов. 

Чтобы сделать переписку эффективной, необходимо придерживаться специальных правил и использовать подходящие для этого случая фразы.

Главные требования, касающиеся оформления делового обращения к партнера: 

1.    Не стоит использовать красную строку, но весть текст необходимо разделять на абзацы.

2.    Указывать адрес и полное имя отправителя следует вверху с лева.

3.    После этого следует указывать полное имя и адрес адресата, название компании, начиная с новой строки.

4.    Указать настоящую дату можно немного ниже (на три строки) или вверху с правой стороны.

5.    Центральная часть листа – это место для тела письма.

6.    Приветствие – это стандартное начало любого обращения, и делового, в том числе.:

     «Dear Sir/Madam»,если предполагается обращение сразу к нескольким людям; « Dear Mr. Smith» при обращении к человеку мужского пола;                   «Dear Ms. Smith», если необходимо обратиться к человеку женского пола. 

     Стоит помнить, что восклицательный знак при обращении не ставится (как это принято у нас). В британском варианте используется запятая, а в американском – двоеточие. 

     Последующий текст начинается с новой строки.

7.    Начало повествования необходимо оформлять в зависимости от цели письма. «In reply to your request»(В ответ на ваш запрос), если это ответное деловое послание. Или «I am writing to inform you that …» (Я пишу, чтобы уведомить вас..),    если переписка ведется впервые.

8.    Заканчивать письмо рекомендуется словами благодарности, а также вежливым прощанием. «Thank you beforehand for your cooperation» (благодарю вас заранее за содействие), «Sincerely, Yours» (искренне ваш).

9.    Отступив четыре строки, необходимо написать свое имя и должность.

10. Завершающий этап – подпись отправителя с полной расшифровкой.

Конечно, это примерный план письма. Обращения и прочие нюансы можно варьировать в зависимости от уровня знакомства с адресатом.  

Деловая переписка с малознакомым или совсем незнакомым человеком должна иметь официально-деловой стиль. С ранее знакомым адресатом или коллегой можно позволить более свободный стиль письма с использованием известных вам обоим терминов и слов. 

Но в любом случае, делова переписка на английском языке – это всегда вежливость, краткость, этикет, умение при помощи текста грамотно и в рамках приличия донести главную мысль. Применяют деловую переписку для решения вопросов делового характера при ведении бизнеса. Последующая устная беседа позволит закрепить результат.

 

Что еще следует учитывать при ведении деловой переписки:

• Указание точной темы обращения даст возможность адресату сразу понять, что от него требуется. При формировании темы достаточно использовать всего три слова – она  должна быть лаконична и понятна. Например: «Table reservation» (бронирование столика)или «Meeting on Friday»(встреча в пятницу).

• Краткость. Слишком объемное деловое письмо может испугать адресата или навеять на него тоску. Короткое письмо имеет больше шансов быть просмотренным до самой подписи отправителя.

• Применение емких слов. Руководители компаний – очень занятые люди, которые привыкли изъясняться емко и коротко. Необходимо разговаривать на их языке.    Например, вместо слишком длинного: “This goal should be the most important thing to keep in mind right now» (Эта цель должна быть сейчас самой важной и основной) лучше использовать « this goal should be a priority (Эта цель должна быть приоритетной).

• Не стоит злоупотреблять сокращениями. В этом случае краткость может сыграть с отправителем злую шутку. Допускается использовать сокращения: «The IT dept.». Но нельзя в этом случае:« I’m» вместо полного « I am». Это показывает непрофессионализм отправителя и его дилетантство, касающееся деловой переписки.

• Применение различной инфографики и вложений во время электронной деловой переписки, как ни странно, делает ее более удобной к прочтению. Таблицы, диаграммы, картинки, фотографии сделают послание не только полезным, но и интересным для адресата. Конечно, злоупотреблять этим также не стоит.

• Короткие, обрывистые предложения. Если в русском языке при деловой переписке допускается использование сложных предложений с множеством второстепенных членов, то в английском такой подход заведомо провальный.

• Полотно текста – это моветон. Следует разбивать письмо на абзацы. Если проводится написание даже краткого сообщения на 3-4 предложения, то лучше каждое из них начинать с новой строки. Так информация воспринимается лучше.

• Рекомендуется выделять важные слова, но умеренно. Слишком много выделений – это тоже нехорошо.

Обращаться к знакомому мужчине можно «Dear Mr. Smith», а к незнакомому «Dear Sir». Если имя адресата известно, но человек близко не знаком, то обращение Mr.(мистер) необходимо. При более близком знакомстве можно позволить обращение по имени «Dear Donald». Вежливость – обязательное условие, но без подхалимства.

Перенимает опыт коллег

При составлении писем для деловой переписки на английском будет полезно почитать удачные примеры коллег. Конечно, у тех, кто регулярно переписывается со своими деловыми партнерами, может выработаться свой, особый стиль письма, где допускаются некоторые отклонения от правил, но общая манера и направление все-таки остаются. Будет полезно почитать профильную литературу на эту тему или посмотреть тематические вебинары.

Как выразить просьбу или тактично попросить о чем-то в письме?

В некоторых случаях необходимо попросить о чем-то адресата в рамках делового письма. Но как это сделать так, чтобы просьба выглядела уместно и грамотно? «Я был бы признателен, если вы бы могли…» « I would be grateful if you could ...». Или: « Мы были бы признательны, если вы (и далее просьба)» «We would appreciate it if you would ...» Такие устоявшиеся и привычные для английского делового языка фразы будут выглядеть уместно в письме делового характера.

Как сообщать в деловой переписке плохие или хорошие новости?

Чтобы сходу не обрушивать на адресата шквал информации – как радостной, так и не очень – необходимо использовать небольшую вступительную фразу. Например, нужно сообщить радостную весть: «Вы будете рады, когда узнаете» (и далее по тексту) «You will be pleased to learn that» Или: «Мы сообщаем вам удовольствием» «We are pleased to announce that ..». 

Но не всегда все складывается удачно, и иногда необходимо сообщить деловым партнерам о чем-то не очень приятном. В этом случае можно использовать такие фразы; « Мы с сожалением сообщаем вам» «We regret to inform you that ...» или «После тщательного рассмотрения, мы решили, что…» «After serious consideration we have decided to ...». Такое обращение позволит читателю подготовится к прочтению даже самых неприятных новостей.

Как аккуратно напомнить о выполнении долговых обязательств?

Такой деликатный момент, как вопросы оплаты, всегда является ключевым во время деловой переписки. Ведь главная цель любого бизнеса – это получение прибыли. Иногда деловые партнеры затягивают с выплатами, и отправителю так и хочется в первом предложении обрушить на них весь свой праведный гнев. 

Но не стоит терять лицо, ведь не обязательно деньги не будут уплачены впоследствии и деловые связи прервутся. Чтобы мягко подвести адресата к нужной теме, лучше использовать такие фразы: «Согласно нашим данным..» «According to our records ...» или « Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в течение нескольких дней»«We would appreciate if you cleared your account within the next days». Конечно, не стоит начинать письмо с этих фраз – они должны находиться примерно в середине текста.

Если клиент разгневан – как не усугубить ситуацию?

Возможно, со стороны отправителя возникли какие-то накладки, связанные с неисполнением своих договорных обязательств. В этом случае придется извиняться, ведь не хочется терять ценного клиента. В процессе составления письма на английском можно использовать такие фразы: «Еще раз примите мои извинения» «Once again, please accept my apologies for ...»     или « Я искренне сожалею о всех неудобствах, вызванных» «I regret any inconvenience caused by..». Есть вероятность, что сердце делового партнера дрогнет, и он будет более снисходителен к провинившемуся.

Чего категорически не стоит делать:

• Начинать деловую переписку с описания проблемы. Иначе в следующий раз письмо компании с подобными манерами общения сразу окажется в спаме.

• Не предупреждать адресата о прикрепленных файлах и прочих дополнительных вложениях. Он не всегда догадается сам об их наличии. Можно использовать фразу «We enclose / are enclosing» «Мы прилагаем…»

• Использовать шутки. Тем более, если письмо предназначено совершенно незнакомому человеку. Да и со знакомыми необходимо быть посдержанней. Следует помнить, что разница в русском и, например, английском юморе разительная. Даже самый проверенный иностранный деловой партнер может обидеться на, казалось бы, невинную шутку, которая может иметь двойной смысл.

Итак, начиная писать деловое письмо на английском языке, следует учитывать все тонкости этого направления, ограничиваться только самой сутью, не фамильярничать, избегать      шуток и недвусмысленностей, быть тактичными, вежливыми и краткими. 

Следует соблюдать негласные правила этикета в переписке, учитывать особенности менталитета той страны,  куда направляется письмо. Конечно, деловой английский – это особое направление, отличающееся от разговорного. 

Но для построения успешной карьеры владеть искусством грамотного составления деловых обращений на английском к партнерам является обязательным условием.